AIチャットボットの学習システムは3つの主要なナレッジソースから情報を取得・管理します：

1. スケジューリング型ウェブクロール

• 自動更新: ウェブサイトを定期的にチェックし、変更を自動検出
• 情報鮮度: 常に最新の情報でチャットボットが応答
• 範囲設定: 特定のページやセクションのみをクロール対象に設定可能
• 更新頻度: 日次・週次など、ビジネスニーズに応じて調整

2. Q&A管理システム

• 即座の反映: 手動で追加したQ&Aは即座に利用可能
• 優先度設定: よくある質問を優先的に提示
• バージョン管理: 回答の変更履歴を管理
• 承認フロー: 重要な情報は承認後に反映

3. マルチメディア文書処理

対応ファイル形式

文書処理の特徴

• 自動解析: 文書内容を自動的に解析・インデックス化
• 検索最適化: キーワード検索に最適化された形で保存
• メタデータ: 文書作成者、更新日、カテゴリなどの情報も管理

4. より良い回答のためのコンテンツ作成ポイント

AIが正確に回答するためには、元のコンテンツの品質が重要です。

基本ルール

• 1文は短く（15〜20語目安）
• 専門用語は避ける
  例：「計画の実施を促進」→「計画を進める手助けをする」
• 曖昧な表現を避ける（「など」「〜の場合がある」を減らす）
• 能動態を使用する（受動態は避ける）

構成のコツ

• 見出しで内容を区切る
• 箇条書きを活用する
• よくある質問をすべてカバーする
• 適度な余白を入れる

導入前の準備チェックリスト

• FAQやマニュアルの内容が最新か確認
• 専門用語を平易な言葉に置き換え
• 見出し・箇条書き・短い段落で構成を最適化
• よくある質問パターンの網羅性をチェック
• 曖昧な表現や不十分な説明を修正